Vous déléguez intégralement la tenue de comptabilité à une société basée à Madagascar ?

Exactement, nous travaillons avec la Société Scriptura, une société installée à Madagascar, dirigée par un expert-comptable, Philippe Castellan, un ancien de KPMG Audit. Scriptura traite l'ensemble des dossiers de tenue de comptabilité de mon cabinet.

Pourquoi avoir choisi de déléguer cette prestation de services?

La tenue de comptabilité constitue une prestation de service très importante. Nos clients, les entreprises, ont besoin d'une bonne comptabilité tout à la fois explicite et exploitable. En même temps, pour des raisons diverses et variées, ils ont du mal à payer ce service. Cela s'inscrit dans un mouvement général de baisse des prix que je constate dans notre profession. Ma démarche a donc été initialement économique.

Aviez vous d'autres motivations ?

Oui, je souhaitais dématérialiser au maximum mon activité. Je pense qu'on peut se passer totalement du papier. Pourquoi cette volonté de dématérialisation ? Pour pouvoir travailler de n'importe où. Nos dossiers sont rangés sur notre serveur ainsi que chez notre hébergeur. Avec une bonne connexion internet, mes collaborateurs, mon associé et moi-même accédons à nos dossier quelque soit l'endroit où nous nous trouvons. Cette démarche s'inscrit dans un souci de développement durable. Elle permet notamment de réduire les déplacements. Mon cabinet est à cheval sur trois sites sans compter mon bureau personnel à Paris. La dématérialisation m'évite, ainsi qu'à mes équipes, des va-et-vient coûteux en temps et en CO2.

Ces objectifs ont-ils été atteints ?

Délocaliser la tenue de comptabilité ne s'assimile pas à fabriquer des jouets en Chine. Scriptura emploie du personnel qualifié encadré par un expert-comptable et une professionnelle ayant une grande expérience. En clair, il ne s'agit pas de diminuer les coûts de revient par 10. Et c'est heureux. Nous avons pu baisser nos prix mais nous avons le sentiment que nos confrères ont également baissé les leurs. Au final, la délocalisation nous a permis de rester compétitifs, sans casser les prix.

Avez vous enregistré d'autres aspects positifs ?

Oui, les économies que nous avons faites nous ont permis de financer notre passage au zéro papier : achat d'un scanner, investissement dans un serveur adapté. Nos équipes sont en outre mieux organisées, plus disponibles et donc plus productives. Nous pouvons désormais nous recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

Quel a été le déclic qui vous a conduit à démarrer cette externalisation ?

Le déclic a été opéré lorsque deux démissions importantes sont intervenues à peu de temps d'intervalle au sein du cabinet. Il m'était difficile de recruter rapidement des collaborateurs à même de remplacer ces équipiers expérimentés. Les collaborateurs qui me restaient étaient submergés de travail. Plutôt que de remplacer vite et mal ces départs, j'ai fait le pari de l'externalisation. Philippe Castellan et Manuela Garcia, les créateurs de Scriptura, faisaient partie de mes contacts professionnels depuis de longues années. Cela a achevé de me décider. Pour commencer, j'ai délégué quelque dossiers, deux exactement ! Cinq ans après j'en confiais à Scriptura plus d'une centaine.

Comment s'organise l'externalisation des dossiers ?

Après le rendez-vous traditionnel de remise de pièces, celles-ci sont numérisées et envoyées à Scriptura par le collaborateur qui suit le dossier en France. Les groupes de production malgaches réalisent les travaux comptables. Les équipes françaises et malgaches communiquent quotidiennement, que ce soit par téléphone, par mail, Skype, etc... Le produit fini revient au cabinet. Le collaborateur fait le point avec l'expert-comptable sur le dossier, procède aux derniers arbitrages, réfléchit à des pistes éventuelles d'optimisation et prépare le rendez-vous final avec le client.

Vos clients sont-ils avertis de cette démarche d'externalisation ?

Oui et nous le leur répétons plutôt deux fois qu'une. Nous les prévenons en amont en n'hésitant pas à faire preuve de pédagogie quitte à leur montrer physiquement le process. Il arrive d'ailleurs que pour certains points du dossier nous fassions des conférences sur Skype avec le client, le comptable parisien et le comptable malgache. Tout est très transparent. En outre, nous le précisons systématiquement dans nos lettres de mission.

Comment réagissent vos clients à cette démarche d'externalisation ?

C'est assez variable. Pour certains il est évident que cela leur est égal. D'autres réalisent assez vite que grâce à cette externalisation nos équipes nationales sont plus disponibles et plus réactives à leurs demandes et y sont sensibles. Enfin, certains prospects se montrent réticents à une telle démarche mais c'est plutôt rare. En y réfléchissant, c'est sans doute du côté de mes confrères que ma démarche entraîne le plus d'interrogation. L'externalisation est loin d'être encore passée dans les moeurs des experts-comptables même s'ils s'y intéressent et me questionnent sur mon expérience.

Avez vous un conseil pour ces confrères ?

Oui, l'externalisation c'est tout ou rien. On ne peut pas morceler et déléguer certains éléments d'un dossier par exemple. La concurrence entre dossiers traités en interne et dossiers externalisés est également périlleuse. Il s'avère ainsi difficile d'affecter un même collaborateur à tenir la comptabilité de certains clients du cabinet et à suivre les dossiers externalisés d'autres clients. Le risque est qu'instinctivement il consacre plus d'attention à ceux qu'il identifiera comme "ses" dossiers.